Wie Können KI und Automatisierung die Produktivität Steigern?

Dezember 16, 2024

In der heutigen Arbeitswelt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, die Produktivität ihrer Mitarbeitenden zu steigern und gleichzeitig die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen. Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung bieten hier vielversprechende Lösungen, um zeitraubende administrative Aufgaben effizienter zu gestalten und den Mitarbeitenden mehr Freiraum für kreative und anspruchsvolle Tätigkeiten zu verschaffen. Diese Technologien ermöglichen es den Angestellten, ihre Arbeitszeit effektiver zu nutzen und sich auf Tätigkeiten zu konzentrieren, die weder monoton noch repetitiv sind, sondern echtes Fachwissen erfordern.

Die Herausforderung der steigenden Arbeitsbelastung

Die Arbeitsbelastung der deutschen Arbeitskräfte nimmt stetig zu, während die Produktivität sinkt. Eine Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) zeigt, dass ein erheblicher Teil der Arbeitszeit auf administrative Aufgaben verwendet wird. Diese Aufgaben, die oft als „work for work“ bezeichnet werden, umfassen Tätigkeiten wie die Informationssuche, die Abwicklung von Fremdsprachenkorrespondenzen sowie das Erstellen von Protokollen. Solche Arbeiten behindern die eigentliche Produktivität und wirken sich negativ auf die mentale Gesundheit der Mitarbeitenden aus.

Unternehmen müssen daher effiziente Werkzeuge und Prozesse implementieren, um diese Aufgaben zu bewältigen. Eine klare Strategie für den Einsatz von KI und Automatisierung ist entscheidend, um die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen. Diese Technologien können Informationen zugänglich machen, Prozesse automatisieren und Daten schneller verarbeiten, wodurch Freiräume geschaffen und die Effizienz am Arbeitsplatz erhöht wird. Besonders für Aufgaben, die keine hohe kognitive Leistung erfordern, bieten diese Technologien signifikante Entlastung.

Beispiele für erfolgreiche Implementierung

Ein prominentes Beispiel für die erfolgreiche Integration von KI und Automatisierung ist die Plattform Slack. Diese bietet den Nutzern eine vertraute Arbeitsumgebung und reduziert technische Hürden. Durch die Integration von KI können Informationen schneller gefunden, Prozesse angestoßen und Daten in verschiedene Formate übertragen werden. So wird die Arbeitszeit für wichtigere und nicht automatisierbare Aufgaben freigemacht und die Produktivität erhöht.

Die Implementierung von KI und Automatisierung in einer zentralen Arbeitsumgebung bietet erhebliche Vorteile. Diese Technologien können unkompliziert in bestehende Systeme integriert werden, was die mentale und mediale Fragmentierung verhindert. Durch die Nutzung der gesamten Kontext- und Datengrundlage des Unternehmens arbeiten KI-Lösungen effektiver und können maßgeschneiderte Lösungen liefern. Automatisierungslösungen müssen ebenfalls in der Lage sein, viele Prozessschritte abzuwickeln, um Effizienzsteigerungen zu ermöglichen und die Mitarbeitenden zu entlasten.

Vorteile der Automatisierung für verschiedene Abteilungen

Die Studie „State of Work 2023 Report“ von Slack zeigt, dass 77% der Befragten der Meinung sind, dass die Möglichkeit, Routineaufgaben zu automatisieren, ihre Produktivität erheblich verbessern würde. Bei denjenigen, die bereits Automatisierung nutzen, sparen sie durchschnittlich 3,6 Stunden pro Woche. Unternehmen können somit erhebliche Potenziale durch Automatisierung realisieren. Beispielsweise können selbst IT-Laien einfache Prozesse wie Statusänderungen bei Urlaub oder Krankheit automatisieren, wodurch wertvolle Ressourcen und Zeit gespart werden.

IT-Abteilungen profitieren ebenfalls von der Automatisierung. Zum Beispiel könnte die Automatisierung der Ticketerstellung und ein Bot zur Erkennung nicht-inklusiver Sprache verwendet werden, um die Arbeitsbelastung zu reduzieren und gleichzeitig Kritik von Personen zu entkoppeln. Das Beispiel von Jägermeister zeigt zudem, dass Nachrichten mithilfe einer DeepL-Integration automatisch übersetzt werden können, was die Kommunikation besonders in internationalen Teams beschleunigt und transparenter gestaltet. Diese Automatisierungen steigern sowohl die Zufriedenheit als auch die Produktivität und ermöglichen eine flüssigere Arbeitsweise innerhalb der Unternehmen.

Automatisierung in der Produktion und bei Meetings

Auch in komplexeren Produktionsumgebungen schafft Automatisierung Effizienz. Das Schweizer Unternehmen Novoplast zum Beispiel überwacht die Befüllung von Kunststoffsilos mithilfe von Slack. Sobald der Lieferant mit der Befüllung beginnt, wird automatisch ein Signal an Slack gesendet, wodurch Start und Ende des Vorgangs jederzeit transparent bleiben. Zudem wird in einem Testlauf ein Roboter für den Warentransport mithilfe einer integrierten Kamera Hindernisse erkennen und Informationen direkt an Mitarbeitende übermitteln. Dies sorgt für eine reibungslose und effiziente Produktion.

Automatisierte Prozesse sind auch bei Meetings von Vorteil. Schlechte Vorbereitung kann Meetings zu Zeitfressern machen. Ein automatisierter Prozess könnte im Vorfeld relevante Themen abfragen und Vorschläge von autonomen Anwendungen integrieren, wodurch gut vorbereitete Meetings produktiver werden. Alle Teilnehmer können ihre Themen einbringen und sind auf demselben Informationsstand. Dies verhindert Missverständnisse und sorgt dafür, dass Meetings effizient und zielorientiert ablaufen, anstatt kostbare Zeit zu verschwenden.

Fazit: Der Schlüssel zur Produktivitätssteigerung

In der modernen Arbeitswelt stehen Unternehmen vor der dringenden Aufgabe, sowohl die Produktivität ihrer Mitarbeitenden zu erhöhen als auch deren Arbeitszufriedenheit sicherzustellen. Hierbei bieten Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung innovative Ansätze, um zeitaufwendige administrative Tätigkeiten effizienter zu gestalten. Diese Technologien helfen dabei, den Angestellten mehr Freiraum für kreative und komplexe Arbeiten zu verschaffen, die echtes Fachwissen und innovative Ideen erfordern. Beispiele hierfür sind die Automatisierung von Datenverarbeitungsprozessen und die Nutzung von KI zur Unterstützung bei Entscheidungsfindungen. Durch den Einsatz solcher Technologien können sich Mitarbeitende auf Tätigkeiten konzentrieren, die weder monoton noch repetitiv sind, sondern wirklich Mehrwert schaffen. KI und Automatisierung tragen somit maßgeblich dazu bei, die Effektivität der Arbeitszeit zu verbessern und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu steigern. Moderne Unternehmen sind daher gut beraten, diese Möglichkeiten zu nutzen, um im Wettbewerb erfolgreich zu bleiben und gleichzeitig ein attraktives Arbeitsumfeld zu bieten.

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