Die intelligente Prozessautomatisierung (IPA) ist zu einer zentralen Technologie geworden, die Unternehmen nutzen, um sich entscheidende Wettbewerbsvorteile zu sichern. Sie kombiniert verschiedene fortschrittliche Technologien, um Arbeitsprozesse zu optimieren und deutlich zu beschleunigen. Diese umfassende Herangehensweise an die Prozessautomatisierung kann dabei helfen, manuelle und repetitive Aufgaben weitgehend zu eliminieren, wodurch nicht nur die Effizienz, sondern auch Präzision und Geschwindigkeit im Unternehmensalltag steigen.
Bedeutung der richtigen Werkzeuge für IPA
Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg der intelligenten Prozessautomatisierung ist die Wahl der passenden Werkzeuge. Unternehmen, die die richtigen Technologien gekonnt kombinieren und optimal einsetzen, können ihre Prozesse tatsächlich effizient automatisieren. Dies erfordert eine detaillierte Analyse der bestehenden Prozesse und eine sorgfältige Auswahl der Tools, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Die klassische Prozessautomatisierung und das Workflow-Management haben seit mehr als drei Jahrzehnten erheblich dazu beigetragen, Arbeitsabläufe zu strukturieren, oft vergleichbar mit einem Fließband in der Fertigung.
Automatisierte Workflows erweisen sich besonders bei Prozessen mit hohen Wiederholungsraten als sehr effizient. Beispielhafte Anwendungsfälle sind die Rechnungsstellung und die Beschwerdeverwaltung. Hierbei werden standardisierte und regelmäßig wiederkehrende Aufgaben automatisch abgewickelt, wodurch Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten entlastet werden und sich auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren können. Diese Automatisierung trägt nicht nur zur Steigerung der Produktivität bei, sondern minimiert zudem Fehler und verbessert die Genauigkeit der Ergebnisse.
Moderne BPM-Tools (Business Process Management) wie BIC Process Design sind in der Lage, den Ist-Prozess detailliert zu visualisieren und, basierend auf KI-gestützten Vorschlägen, den Soll-Prozess zu definieren. Diese Tools unterstützen dabei, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Ziel ist es, die gesamte Durchlaufzeit eines Prozesses zu verringern und Wartezeiten zu minimieren, was letztlich zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führt.
Hyperautomation: Der nächste Schritt in der Automatisierung
Hyperautomation, auch als IPA bekannt, geht über die traditionelle Automatisierung hinaus und setzt auf Hochgeschwindigkeitsautomatisierung von Prozessen. Es werden verschiedene Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML) und Analytik-Tools kombiniert, um komplexe Geschäftsprozesse in vollem Umfang zu automatisieren und zu optimieren. Diese Technologien ermöglichen es, End-to-End-Prozesse zu schaffen, die selbstständig denken, lernen und sich an sich ändernde Bedingungen anpassen können.
Nach einer Umfrage von Gartner ist Hyperautomation nicht mehr nur eine Option, sondern eine unerlässliche Komponente für das Überleben und den Wettbewerb von Unternehmen in der heutigen Geschäftswelt. Die Kombination dieser fortgeschrittenen Technologien schafft nicht nur Effizienzsteigerung und Kostensenkung, sondern auch eine verbesserte Qualität und Schnelligkeit der Dienstleistungen. Gartner hebt hervor, dass RPA mit 72 Prozent die am häufigsten verwendete Automatisierungstechnologie ist, gefolgt von KI (62 %), Chatbots (58 %), maschinellem Lernen (53 %) und Low-Code/No-Code (30 %).
Die Rolle der Hyperautomation besteht darin, komplexe und oft fragmentierte Prozesse in einem Unternehmen durchgängig zu automatisieren. Solche Prozesse umfassen typischerweise verschiedene Schritte, die von unterschiedlichen Systemen und Abteilungen ausgeführt werden. Durch die Integration von Hyperautomation können diese Schritte nahtlos verbunden werden, was zu einer erheblichen Reduktion von manuellem Aufwand und einer deutlichen Steigerung der Prozessgeschwindigkeit führt.
Implementierung und Optimierung von Geschäftsprozessen
Bevor Unternehmen mit der Implementierung von Hyperautomation beginnen, ist eine umfassende Dokumentation der bestehenden Prozesslandschaft erforderlich. Diese Dokumentation dient dazu, ungenutzte Automatisierungspotenziale zu identifizieren und bereits in der Modellierungsphase neue Prozesse mit Automatisierungsmarkern zu versehen. Monitoring-Software wie Process Mining kann bestehende Prozesse hinsichtlich Engpässen und langer Wartezeiten überprüfen und somit wertvolle Daten für die Optimierung liefern.
Mit Hilfe von KI-gestützter BPM-Software lassen sich auf Basis bewährter Praktiken optimierte Prozessvarianten erstellen. Diese Vorschläge ermöglichen eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und tragen zu einer optimalen Nutzung der verfügbaren Ressourcen bei. Moderne BPM-Tools unterstützen Unternehmen dabei, ihr Prozessmanagement effizient zu gestalten und Anpassungen schnell und unkompliziert umzusetzen.
Ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Hyperautomation ist die Auswahl und Integrationsfähigkeit der verwendeten Technologien. Es ist essenziell, dass die verschiedenen Komponenten nahtlos miteinander kommunizieren und Daten austauschen können. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die verwendeten Werkzeuge und Systeme optimal aufeinander abgestimmt sind, um die maximale Effizienz und Leistung zu erzielen.
Integration und nahtlose Datenvernetzung
Ein weiterer kritischer Schritt zur erfolgreichen Umsetzung von Hyperautomation ist die Bereitstellung von Workflows auf einer digitalen Plattform. Diese Plattform sollte Systemfunktionen wie KI, Chatbots und No-Code umfassen und es ermöglichen, automatisierte Prozesse durch den Einsatz von Technologien wie RPA zu ergänzen. Die nahtlose Integration und Datenvernetzung sind dabei von entscheidender Bedeutung, um eine reibungslose und automatische Weitergabe maschineller Aufgaben zu gewährleisten.
Die nahtlose Systemintegration ist der Schlüssel, um das volle Potenzial der Hyperautomation auszuschöpfen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Tools und Plattformen problemlos miteinander interagieren und Daten in Echtzeit austauschen können. Andernfalls könnten ineffiziente Prozesse und Dateninkonsistenzen die Effizienzgewinne, die durch die Automatisierung erzielt werden könnten, wieder zunichte machen.
Der Einsatz von Hyperautomationstechnologien sollte durch kontinuierliches Monitoring und Anpassung begleitet werden. Die Prozesse sollten regelmäßig überprüft und gegebenenfalls optimiert werden, um sicherzustellen, dass sie den sich ändernden Anforderungen und Bedingungen des Unternehmens gerecht werden. Unternehmen sollten auch in die Weiterbildung und Schulung ihrer Mitarbeiter investieren, damit diese in der Lage sind, die neuen Technologien effektiv zu nutzen und zu überwachen.
Anwendungsgebiete und Nutzen von IPA
Die intelligente Prozessautomatisierung zeigt ihren größten Nutzen derzeit in leicht- und mittelgewichtigen Workflows innerhalb des administrativen Bereichs. Besonders bedeutende Anwendungsgebiete umfassen die Finanzbranche, den Gesundheits- und Sozialbereich sowie die Produktion. In diesen Bereichen erfolgt die Implementierung der Automatisierung häufig schneller und führt zu sichtbaren Verbesserungen.
In umfangreichen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) lassen sich durch Hyperautomation ebenfalls erhebliche Effizienz- und Genauigkeitssteigerungen erzielen. Ein exemplarischer Anwendungsfall ist der manuelle Abgleich von Daten zwischen Excel-Tabellen und ERP-Systemen, der durch die Automatisierung vollständig entfällt. Solche Prozesse, die oft fragmentarisch und zeitintensiv sind, können durch Hyperautomation effizient und fehlerfrei gestaltet werden.
Auch im Kundenservice zeigt die IPA deutliche Vorteile, etwa durch die schnelle Bearbeitung von Anfragen oder die automatische Pflege von Kundendaten. Dadurch wird nicht nur die Kundenzufriedenheit erhöht, sondern auch der Ressourcenaufwand im Unternehmen reduziert. Die gesteigerte Effizienz und Geschwindigkeit bei der Bearbeitung von Anfragen führt zu einer besseren Performance und einer höheren Wettbewerbsfähigkeit.
Zukünftige Entwicklungen und menschliche Expertise
Die intelligente Prozessautomatisierung (IPA) ist heute eine Schlüsseltechnologie, die Unternehmen einsetzen, um essentielle Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Sie integriert eine Vielzahl fortschrittlicher Technologien, um Arbeitsabläufe zu optimieren und erheblich zu beschleunigen. IPA ermöglicht es, manuelle und sich ständig wiederholende Aufgaben weitgehend zu beseitigen, was nicht nur die Effizienz, sondern auch Präzision und Geschwindigkeit im Geschäftsalltag verbessert.
Unter intelligenten Technologien versteht man dabei vor allem Künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen und Robotic Process Automation (RPA). Diese Technologien arbeiten zusammen, um Prozesse zu analysieren, zu automatisieren und kontinuierlich zu verbessern. Der Einsatz von IPA führt zur Reduzierung von Fehlern, da menschliche Fehlerquellen minimiert werden, und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf komplexere und wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren.
Darüber hinaus kann IPA dabei helfen, Kosten zu senken, indem Prozesse rationalisiert und Ressourcen effizienter genutzt werden. Langfristig trägt dies zu einer besseren Entscheidungsfindung bei, da präzise Daten schneller und zuverlässiger verfügbar gemacht werden können. Insgesamt trägt die intelligente Prozessautomatisierung also zur Steigerung der Unternehmensleistung und zur Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit bei. Unternehmen, die diese Technologien frühzeitig und umfassend implementieren, sind daher besser für die Herausforderungen der Zukunft gerüstet.
