Die Westfalen-Gruppe, ein traditionsreiches Familienunternehmen mit Sitz in Münster, blickt auf über ein Jahrhundert Geschichte zurück und steht für kontinuierliches Wachstum sowie innovative Ansätze. Mit einem Umsatz von 2,25 Milliarden Euro im Jahr 2023 und rund 2.200 Mitarbeitenden an mehr als 20 Standorten in Europa ist die Gruppe in Bereichen wie technische Gase, Kälte und Wärme, Tankstellen und Mobilität sowie respiratorische Heimtherapie aktiv. Das markante Firmenlogo mit dem weißen Ross auf rotem Grund verkörpert eindrucksvoll die Verbindung von Tradition und Fortschritt. Doch wie schafft es ein solches Unternehmen, in einer zunehmend digitalisierten Welt wettbewerbsfähig zu bleiben? Die Antwort liegt in einer umfassenden Modernisierung der Finanz- und Geschäftsprozesse, die eine präzisere Unternehmenssteuerung ermöglicht. Dieser Artikel beleuchtet die strategischen Schritte, die die Westfalen-Gruppe unternommen hat, um ihre Finanzsysteme zukunftssicher zu gestalten und gleichzeitig den Übergang zu neuen Technologien zu meistern. Dabei wird deutlich, wie wichtig die digitale Transformation für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens ist.
Digitale Herausforderungen und strategische Ziele
Die Westfalen-Gruppe stand vor der komplexen Aufgabe, ihre bewährte, jedoch veraltete SAP-R/3-Plattform durch das moderne SAP-S/4HANA-System zu ersetzen. Um diesen Übergang erfolgreich zu gestalten, wurde das Projekt ONE Finance ins Leben gerufen. Ziel war es, eine fundierte Basis für eine segmentorientierte Unternehmenssteuerung zu schaffen, die detaillierte und präzise Finanzdaten für die verschiedenen Geschäftsbereiche bereitstellt. Tilman Heise, Leiter Controlling Systeme bei der Westfalen-Gruppe, betont die Bedeutung strukturierter Finanzdaten für die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Bilanz, um fundierte unternehmerische Entscheidungen zu treffen. Diese Modernisierung zielt nicht nur darauf ab, die Entscheidungsprozesse zu verbessern, sondern auch die Risiken bei der späteren Migration auf das neue System zu minimieren. So wird sichergestellt, dass das Unternehmen auf die Anforderungen eines sich wandelnden Marktumfelds flexibel reagieren kann.
Ein weiterer Aspekt des Projekts war die Vorbereitung auf zukünftige Herausforderungen durch eine schrittweise Anpassung der bestehenden Systeme. Die Einführung moderner Finanzinstrumente soll helfen, die Transparenz innerhalb der Geschäftsbereiche zu erhöhen und eine genauere Analyse der finanziellen Leistung zu ermöglichen. Dies ist besonders wichtig in einer Zeit, in der Unternehmen immer stärker auf datenbasierte Entscheidungen angewiesen sind. Die strategische Ausrichtung des Projekts ONE Finance zeigt, dass die Westfalen-Gruppe nicht nur reagiert, sondern proaktiv handelt, um ihre internen Prozesse zu optimieren. Durch den Fokus auf eine segmentorientierte Steuerung wird eine solide Grundlage für die kommenden technologischen Veränderungen gelegt, die das Unternehmen in den nächsten Jahren begleiten werden. Dieser Ansatz verdeutlicht den hohen Stellenwert, den die Digitalisierung in der Unternehmensstrategie einnimmt.
Umsetzung durch innovative Technologien
Ein zentraler Baustein der Modernisierung war die Implementierung des Neuen Hauptbuchs (New General Ledger) bereits im bestehenden SAP-R/3-System. Diese Maßnahme ermöglicht es der Westfalen-Gruppe, frühzeitig von verbesserten Finanzdaten zu profitieren und gleichzeitig den Übergang auf SAP S/4HANA schrittweise vorzubereiten. Durch das Neue Hauptbuch wird eine detaillierte Segmentrechnung realisiert, die eine präzise Analyse der finanziellen Performance einzelner Geschäftsbereiche erlaubt. Dies schafft eine höhere Transparenz und unterstützt die Unternehmensführung bei strategischen Entscheidungen. Parallel dazu wurde der Kontenplan verschlankt, um die Komplexität der Finanzprozesse zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. So wird das neue Steuerungskonzept nicht nur technisch, sondern auch inhaltlich mit Leben gefüllt.
Die schrittweise Vorgehensweise bei der Einführung des Neuen Hauptbuchs wurde bewusst gewählt, um die Komplexität der Systemumstellung zu bewältigen und Risiken zu minimieren. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, wurde zudem die Hardware optimiert und umfangreiche Testphasen durchgeführt. Dazu gehörten Einzeltests, Integrationstests und Leistungstests, die die Stabilität und Funktionalität des Systems sicherstellen sollten. Diese sorgfältige Planung zeigt, wie wichtig es für die Westfalen-Gruppe war, die Mitarbeitenden und die internen Prozesse optimal auf die kommenden Veränderungen vorzubereiten. Durch diesen strukturierten Ansatz konnte nicht nur die technische Umsetzung gelingen, sondern auch die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft gefördert werden. Die Modernisierung der Finanzprozesse ist somit ein Beispiel für eine gelungene Verbindung von Technologie und Unternehmensstrategie.
Zusammenarbeit und Kommunikation als Schlüssel
Die erfolgreiche Umsetzung des Projekts ONE Finance wäre ohne die enge Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams nicht möglich gewesen. Dieses Team setzte sich aus Experten der Bereiche Controlling, Finanzen & Rechnungswesen und IT zusammen und wurde durch externe Partner wie cbs unterstützt. Die frühzeitige Einbindung aller Beteiligten sowie eine transparente und offene Kommunikation wurden als entscheidende Faktoren für den Erfolg identifiziert. Stephan Tybus, Projektleiter bei cbs, hebt die konstruktive Zusammenarbeit hervor und betont, dass gegenseitiges Feedback und eine gemeinsame Zielorientierung maßgeblich zum Fortschritt beigetragen haben. Diese partnerschaftliche Arbeitsweise schuf eine vertrauensvolle Basis, auf der komplexe Herausforderungen gemeistert werden konnten.
Ein weiterer wichtiger Aspekt war die kontinuierliche Abstimmung zwischen den internen und externen Beteiligten, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Durch regelmäßige Besprechungen und klare Verantwortlichkeiten konnte sichergestellt werden, dass alle Schritte des Projekts reibungslos ineinandergreifen. Die Bedeutung der Kommunikation zeigt sich auch darin, dass die Mitarbeitenden der Westfalen-Gruppe aktiv in den Veränderungsprozess eingebunden wurden. So wurde nicht nur technisches Wissen integriert, sondern auch das Verständnis für die Notwendigkeit der Modernisierung gefördert. Dieser ganzheitliche Ansatz verdeutlicht, dass der Erfolg eines solchen Projekts nicht allein von der Technologie abhängt, sondern maßgeblich von der Zusammenarbeit und dem Engagement aller Beteiligten getragen wird.
Bedeutung für den Mittelstand und langfristige Perspektiven
Die Modernisierung der Finanzprozesse bei der Westfalen-Gruppe spiegelt einen übergeordneten Trend wider, der für mittelständische Unternehmen immer wichtiger wird: die digitale Transformation. Die Verbindung von traditionellen Werten mit innovativen Technologien wird hier als Schlüssel für nachhaltigen Erfolg dargestellt. Durch präzisere Steuerungsinstrumente und modernisierte Finanzsysteme ist die Gruppe in der Lage, in einem dynamischen Marktumfeld flexibel und wettbewerbsfähig zu agieren. Dies unterstreicht, wie essenziell digitale Lösungen sind, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden und langfristiges Wachstum zu sichern. Die Westfalen-Gruppe positioniert sich damit als Vorbild für andere Unternehmen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen.
Darüber hinaus zeigt das Projekt, dass die digitale Transformation nicht nur eine technische, sondern auch eine strategische Aufgabe ist. Die Westfalen-Gruppe hat es geschafft, ihre internen Prozesse so anzupassen, dass sie nicht nur den aktuellen Anforderungen entsprechen, sondern auch zukünftige Entwicklungen berücksichtigen. Dies ist besonders relevant in einer Zeit, in der die Geschwindigkeit technologischer Veränderungen stetig zunimmt. Durch den Fokus auf eine segmentorientierte Unternehmenssteuerung und die schrittweise Einführung neuer Systeme wird eine solide Basis für die kommenden Jahre geschaffen. Mittelständische Unternehmen können aus diesem Beispiel lernen, dass eine proaktive Haltung und die Bereitschaft zur Veränderung entscheidend sind, um in einem globalisierten Markt erfolgreich zu bleiben.
Nachhaltigkeit und zukunftsorientierte Ansätze
Neben der technologischen Modernisierung verfolgt die Westfalen-Gruppe auch inhaltlich eine zukunftsweisende Strategie, die auf Nachhaltigkeit setzt. Mit Produkten und Dienstleistungen, die Kunden zu umweltfreundlicherem Handeln anregen, sowie einem klaren Engagement für den Energieträger Wasserstoff positioniert sich das Unternehmen als Vorreiter in Sachen Umweltbewusstsein. Diese Ausrichtung zeigt, dass Innovation nicht nur in der Technologie, sondern auch in den Geschäftsfeldern selbst stattfinden muss. Die Verbindung von ökologischer Verantwortung und wirtschaftlichem Erfolg wird hier zu einem zentralen Element der Unternehmensphilosophie, die Tradition und Fortschritt gleichermaßen berücksichtigt.
Ein Blick auf die strategische Planung verdeutlicht, dass die Westfalen-Gruppe ihre Modernisierungsbemühungen nicht als abgeschlossen betrachtet. Im nächsten Schritt sollen weitere Optimierungen vorgenommen werden, um die Vorteile der neuen Finanzprozesse noch stärker auszuschöpfen. Insbesondere die vollständige Migration auf SAP S/4HANA steht als zentrale Aufgabe bevor, für die durch das Projekt ONE Finance bereits eine solide Grundlage geschaffen wurde. Diese kontinuierliche Weiterentwicklung zeigt, dass das Unternehmen nicht nur auf aktuelle Herausforderungen reagiert, sondern auch langfristig denkt. So wird sichergestellt, dass die Westfalen-Gruppe auch in den kommenden Jahren ihre Position als innovativer Akteur im Markt behaupten kann.
