Die strategische Notwendigkeit einer digitalen Transformation ist in den Chefetagen längst unbestritten, doch die Realität vieler Initiativen zeichnet ein Bild von verpassten Chancen und starren Systemen, die den zukünftigen Anforderungen nicht gewachsen sind. Eine erfolgreiche Neuausrichtung geht weit über die bloße Implementierung neuer Technologien hinaus; sie erfordert eine grundlegende Veränderung der Arbeitsweise, um dynamische Kundenwünsche zu erfüllen und gleichzeitig die internen Betriebskosten zu senken. Die größte Hürde für den langfristigen Erfolg ist oft die mangelnde Flexibilität der eingeführten Lösungen. Sie werden zur Lösung aktueller Prozessprobleme konzipiert, besitzen aber keine inhärente Anpassungsfähigkeit an unvorhersehbare Marktveränderungen. Dies führt zu Systemen, die schnell veralten und die Transformation gefährden. Zunehmend erkennen Unternehmen, dass die Schaffung erstklassiger Kunden- und Mitarbeitererfahrungen direkt von der Intelligenz und Agilität ihrer Automatisierungsplattformen abhängt, die als Nervensystem des modernen Unternehmens fungieren.
Die Essenz Moderner Prozessautomatisierung
Als direkte Antwort auf diese Herausforderungen haben sich Intelligente Business Process Management Suiten (iBPMS) als die nächste Evolutionsstufe des traditionellen Geschäftsprozessmanagements etabliert. Eine iBPMS ist weit mehr als ein Werkzeug zur Workflow-Steuerung; sie ist eine integrierte Technologieplattform, die Kernfunktionalitäten der Prozessverwaltung mit fortschrittlichen Fähigkeiten aus den Bereichen künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen anreichert. Das primäre Ziel besteht darin, Unternehmen zu befähigen, eine weitaus breitere Palette von End-to-End-Prozessen dynamisch und vorausschauend zu automatisieren. Ein zentrales Merkmal ist dabei die intelligente Automatisierung, die es Systemen erlaubt, nicht nur vordefinierte, regelbasierte Abläufe auszuführen, sondern auch komplexe, datengestützte Entscheidungen zu treffen, Muster in großen Datenmengen zu erkennen und Prozesse adaptiv zu optimieren. Darüber hinaus fungiert die Plattform als zentrale Koordinationsinstanz, die das komplexe Zusammenspiel von Menschen, Software-Robotern und vernetzten Geräten im Internet der Dinge (IoT) nahtlos orchestriert.
Die transformative Kraft einer iBPMS entfaltet sich jedoch erst vollständig durch die Demokratisierung der Anwendungsentwicklung und die Förderung unternehmensweiter Zusammenarbeit. Moderne Plattformen setzen hierfür auf Low-Code-Entwicklungswerkzeuge, die es auch technisch versierten Fachanwendern ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse – den sogenannten „Citizen Developers“ – ermöglichen, selbstständig anspruchsvolle Workflow-Lösungen zu entwerfen, zu testen und zu implementieren. Dieser Ansatz beschleunigt nicht nur die Entwicklungszyklen drastisch, sondern fördert auch eine breitere Akzeptanz der Automatisierungslösungen im gesamten Unternehmen und verankert eine Kultur der kontinuierlichen Prozessverbesserung direkt in den Fachabteilungen. Um die notwendige Agilität und Skalierbarkeit zu gewährleisten, sind die meisten iBPMS-Lösungen als Cloud-Plattformen konzipiert. Dies ermöglicht eine schnelle Bereitstellung neuer Dienste, eine flexible Anpassung der Ressourcen an den tatsächlichen Bedarf und entlastet die internen IT-Abteilungen von komplexen Wartungsaufgaben.
Strategien zur Auswahl der Passenden Plattform
Die Wahl des richtigen iBPMS-Anbieters erweist sich für viele Unternehmen als eine komplexe strategische Entscheidung, da der Markt von zahlreichen Anbietern mit scheinbar identischen Leistungsversprechen geprägt ist. Es gibt keine universelle Lösung, die für jedes Unternehmen gleichermaßen geeignet ist. Der „richtige“ Anbieter hängt maßgeblich von den spezifischen Gegebenheiten und dem Reifegrad des Unternehmens ab. Zu den entscheidenden Bewertungsfaktoren gehören die aktuelle Maturität der bestehenden Geschäftsprozesse, die Komplexität der zu unterstützenden Aktivitäten, die interne Verfügbarkeit qualifizierter personeller und technischer Ressourcen sowie der uneingeschränkte Zugriff auf relevante und qualitativ hochwertige Daten. Um in diesem unübersichtlichen Markt fundierte Entscheidungen treffen zu können, greifen viele Organisationen auf externe Analyseinstrumente wie den Gartner Magic Quadrant zurück. Dieser etablierte Bewertungsrahmen analysiert Anbieter anhand zweier Hauptkriterien: der „Umsetzungsfähigkeit“ (Ability to Execute) und der „Vollständigkeit der Vision“ (Completeness of Vision).
Die Bewertung der Anbieter erfolgt dabei nicht abstrakt, sondern wird anhand von vier spezifischen und praxisrelevanten Anwendungsfällen konkretisiert, die unterschiedliche strategische Ziele abbilden. Der erste Fall, die digitale Geschäftsoptimierung, konzentriert sich auf die inkrementelle Verbesserung bestehender Prozesse zur Steigerung der Effizienz. Im Gegensatz dazu zielt die digitale Unternehmenstransformation auf die Entwicklung radikal neuer Geschäftsmodelle und Prozesslandschaften ab. Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Self-Service-Automatisierung, die Fachabteilungen befähigen soll, ihre eigenen Automatisierungslösungen zu erstellen und zu verwalten, um die IT zu entlasten. Schließlich wird das adaptive Fallmanagement bewertet, das unstrukturierte, wissensbasierte Prozesse unterstützt, bei denen der genaue Ablauf nicht im Voraus festgelegt werden kann. Anbieter, die im „Leader“-Quadranten positioniert sind, zeichnen sich typischerweise durch eine starke Produkt-Roadmap, eine geschäftsorientierte Methodik und die nachgewiesene Fähigkeit aus, mit den wachsenden Anforderungen ihrer Kunden flexibel zu skalieren.
Ein Blick auf Führende Anbieter und Ihre Stärken
Führende Anbieter im iBPMS-Markt, wie beispielsweise IBM, wurden für ihre Fähigkeit anerkannt, ehemals lose gekoppelte Produkte zu einer einheitlichen und kohärenten Plattform zu konsolidieren. Eine solche integrierte Automatisierungsplattform, die auf einem gemeinsamen Datenmodell und einer konsistenten, webbasierten Benutzererfahrung basiert, stellt einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar. Sie ermöglicht es verschiedenen Rollen im Unternehmen – von Fachanalysten über Prozessverantwortliche bis hin zu professionellen Entwicklern – nahtlos an der Erstellung intelligenter und robuster Anwendungen zusammenzuarbeiten. Die wahre Stärke zeigte sich in der Kombination von Prozess-, Aufgaben- und Entscheidungsautomatisierung mit leistungsstarken Content-Services. Dieser Ansatz befähigte Kunden nicht nur, ihre Workflows zu automatisieren, sondern auch wertvolle, handlungsorientierte Erkenntnisse aus den unstrukturierten Inhalten zu gewinnen, die in diesen Prozessen verarbeitet wurden. Die wiederholte Anerkennung als Marktführer und eine installierte Basis von Zehntausenden von Anwendungen unterstrichen die hohe Marktakzeptanz und die nachgewiesene Leistungsfähigkeit dieser integrierten Lösungsansätze in der Praxis.
