In vielen Unternehmen wird zur Projektarbeit immer noch auf Excel-Tabellen gesetzt, trotz der Verfügbarkeit spezialisierter ERP- und CRM-Systeme wie Salesforce, Hubspot oder Zoho. Jane Enny van Lambalgen, Managementberaterin und CEO von Planet Industrial Excellence, betont, dass dieser Zustand dringend geändert werden muss, um die Datensicherheit zu erhöhen und genauere Kennzahlen zu erhalten.
Die Dringlichkeit der Transformation
Die Nutzung von Excel als primäres Werkzeug in der Projektarbeit ist in vielen Unternehmen weit verbreitet. Dies geschieht trotz des Vorhandenseins spezialisierter Systeme wie ERP (Enterprise Resource Planning) und CRM (Customer Relationship Management), die für solche Aufgaben besser geeignet sind. Der wiederholte Einsatz von Excel führt zu ineffizienten Arbeitsprozessen und birgt signifikante Risiken für Datenschutz und Datensicherheit. Jane Enny van Lambalgen argumentiert, dass die sogenannte „Excel-Wirtschaft“ abgeschafft werden muss, um eine präzisere und sicherere Datenverwaltung zu gewährleisten.
Die Implementierung von ERP- und CRM-Systemen ermöglicht es Unternehmen, ihre Daten systematisch zu verwalten und effizientere Geschäftsprozesse zu etablieren. Diese spezialisierten Systeme bieten Funktionen, die über die Möglichkeiten von Excel hinausgehen. Sie integrieren verschiedene Geschäftsbereiche und verbessern die Zusammenarbeit sowie die Entscheidungsfindung auf Führungsebene. Die Umstellung auf diese Systeme erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und Schulung der Mitarbeitenden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Widerstände und Ängste
Ein wesentlicher Grund für die Beharrung auf Excel ist die Tradition und die damit verbundene Scheu, vertraute Arbeitsprozesse aufzugeben. Viele Beschäftigte sind an die Nutzung von Excel gewöhnt und empfinden den Aufwand, sich in neue Systeme einzuarbeiten, als abschreckend. Dieses Phänomen wird oft als „Das haben wir schon immer so gemacht“-Syndrom bezeichnet. Diese Einstellung verzögert die Implementierung neuer Technologien und behindert die digitale Transformation innerhalb von Unternehmen.
Ein weiterer, oft unterschätzter Faktor ist die Angst vor Kontrollverlust. Bei der Umstellung auf ERP- und CRM-Systeme müssen Informationen und Prozesse in das neue System integriert werden. Dies kann bei Mitarbeitenden die Befürchtung hervorrufen, die Kontrolle über ihre Daten zu verlieren. Diese Ängste müssen ernst genommen und adressiert werden, um die Akzeptanz für neue Systeme zu fördern. Eine offene Kommunikation und das Einbeziehen der Mitarbeitenden in den Transformationsprozess sind entscheidend, um bestehende Bedenken auszuräumen.
Emotionale Bindung an Excel
Ein weiteres Problem, das den Übergang zu spezialisierten Systemen erschwert, ist die emotionale Bindung der Mitarbeitenden an Excel. Viele Beschäftigte betrachten die Daten in ihren Excel-Tabellen als persönliches Eigentum, während Daten in ERP- oder CRM-Systemen als Firmeneigentum angesehen werden. Diese emotionale Unterscheidung führt dazu, dass Mitarbeitende zögern, ihre gewohnten Arbeitsmethoden aufzugeben.
Excel-Tabellen fungieren in vielen Unternehmen als „Schatten-ERP“ oder „Schatten-CRM“. Diese Form der Schatten-IT führt zu einer fragmentierten Datenlandschaft, die die Datenqualität und -konsistenz beeinträchtigt. Um den Übergang zu spezialisierten Systemen zu erleichtern, ist es notwendig, den Mitarbeitenden die Vorteile der neuen Systeme klar zu kommunizieren und sie durch Schulungen und Unterstützung während des Übergangsprozesses zu begleiten. Nur so kann die emotionale Bindung an Excel überwunden und die Akzeptanz für neue Technologien gesteigert werden.
Probleme durch Schatten-IT
Die Nutzung von Excel als Schatten-IT führt zu zahlreichen Problemen in Unternehmen. Eine fragmentierte und unregulierte Datenlandschaft entsteht, die zu Produktivitätseinbußen und Sicherheitslücken führt. Wenn sensible Informationen in unsicheren Excel-Tabellen verwaltet werden, steigt das Risiko von Datenschutzverletzungen erheblich. Diese Sicherheitsrisiken können kostspielige Folgen für Unternehmen haben, da sie Ziel von Cyberangriffen werden.
Inkoherente Daten in Excel-Tabellen stellen ein weiteres großes Problem dar. Fehlerhafte und unvollständige Daten können dazu führen, dass Führungskräfte auf falsche Kennzahlen setzen und letztlich fehlerhafte Entscheidungen treffen. Diese Inkonsistenzen haben schwerwiegende Auswirkungen auf die Unternehmenssteuerung und können langfristig den Geschäftserfolg gefährden. Um diese Risiken zu minimieren, ist es unabdingbar, die Datenverwaltung zu standardisieren und Excel-Tabellen durch sicherere und effizientere ERP- und CRM-Systeme zu ersetzen.
Fehlerhafte Unternehmenssteuerung
Die Abhängigkeit von Excel-Tabellen bei der Unternehmenssteuerung führt häufig zu inkonsistenten oder falschen Daten, die Entscheidungsträger in die Irre führen können. Führungskräfte, die sich auf fehlerhafte Key Performance Indicators (KPIs) stützen, treffen möglicherweise falsche strategische Entscheidungen. Diese Fehleinschätzungen haben oft gravierende Folgen für die gesamte Unternehmenssteuerung und können den Unternehmenserfolg langfristig beeinträchtigen.
In der heutigen datengetriebenen Geschäftswelt ist die Präzision und Zuverlässigkeit von Unternehmensdaten von entscheidender Bedeutung. Die Verwendung von spezialisierten ERP- und CRM-Systemen trägt dazu bei, die Datenqualität zu verbessern und sicherzustellen, dass Entscheidungen auf verlässlichen und aktuellen Informationen basieren. Führungskräfte müssen sich dieser Notwendigkeit bewusst werden und aktiv Maßnahmen ergreifen, um die Datenlandschaft zu standardisieren und zu konsolidieren.
Der Weg für zukünftige Technologien
Obwohl spezialisierte ERP- und CRM-Systeme wie Salesforce, Hubspot oder Zoho mittlerweile weit verbreitet und hochentwickelt sind, setzen viele Unternehmen weiterhin auf die Nutzung von Excel-Tabellen für ihre Projektarbeit. Diese traditionelle Methode mag für einige einfach und kostengünstig erscheinen, doch bringt sie erhebliche Nachteile mit sich. Jane Enny van Lambalgen, eine renommierte Managementberaterin und CEO von Planet Industrial Excellence, weist deutlich darauf hin, dass es dringend notwendig ist, diesen Zustand zu ändern. Laut van Lambalgen muss dieser Wandel vollzogen werden, um die Sicherheit der Daten zu erhöhen und präzisere Kennzahlen zu erhalten. Denn spezialisierte Systeme bieten nicht nur einen verbesserten Schutz sensibler Informationen, sondern ermöglichen auch eine genauere Auswertung und Darstellung wichtiger Geschäftskennzahlen. Die Umstellung auf moderne ERP- und CRM-Systeme kann folglich zu signifikanter Effizienzsteigerung und genauerem Controlling führen, wodurch Unternehmen langfristig erfolgreicher arbeiten können.
