SAP-Anwenderunternehmen stehen vor einer bedeutenden Aufgabe: Bis 2030 muss die Umstellung auf SAP S/4HANA abgeschlossen sein, da der Support für ältere Systeme endet. Diese notwendige Transformation stellt viele Firmen vor umfangreiche Herausforderungen, da sie mit der Komplexität und dem Umfang des Projekts oft überfordert sind. Besonders markant zeigen die Ergebnisse einer Horváth-Studie, dass eine erhebliche Anzahl der Unternehmen Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Budget und Zeitplan hat, was häufig zu Verzögerungen und Überschreitungen der geplanten Kosten führt.
Herausforderungen und Defizite bei der Umstellung
Laut der Horváth-Studie haben rund 60 Prozent der befragten Unternehmen mit Problemen bezüglich des Budgets und des Zeitplans zu kämpfen. Projekte dauern im Durchschnitt 30 Prozent länger als geplant und neigen dazu, die festgelegten finanziellen Rahmen zu überschreiten. Ein Viertel aller Unternehmen verzeichnet dabei gravierende Abweichungen beim Budget, und es gelingt nur weniger als zehn Prozent der Projekte, den ursprünglichen Zeitplan einzuhalten. Darüber hinaus bleibt die Qualität der Ergebnisse oftmals hinter den Erwartungen zurück: 65 Prozent der abgeschlossenen Transformationen weisen erhebliche Defizite in der Ergebnisqualität auf.
Diese Herausforderungen resultieren aus der komplexen Natur der SAP S/4HANA-Umstellung. Die Integration neuer Systeme und die Anpassung bestehender Prozesse sind ressourcen- und zeitintensiv. Zudem können unerwartete technische Schwierigkeiten und organisatorische Hürden den Fortschritt verzögern. Ein weiterer signifikanter Faktor ist die unzureichende Vorbereitung auf die Veränderungen, die die SAP S/4HANA-Einführung mit sich bringt. Unter diesen Umständen ist es essentiell, dass Unternehmen nicht nur umfassende Planungen vornehmen, sondern auch flexibel auf auftretende Probleme reagieren können.
Gründe für Abweichungen im Planungsprozess
Ein zentrales Problem bei den Planabweichungen während der Umstellung auf SAP S/4HANA ist die Erweiterung des Projektumfangs im Verlauf der Projektlaufzeit. Oftmals wird der Umfang des Projekts während der Durchführung erweitert, was zu zusätzlichen Arbeiten und Anpassungen führt. Hinzu kommen Schwächen im Projektmanagement, die sich in fehlender Koordination und Kommunikation zeigen. Diese Ursachen führen dazu, dass Projekte nicht im geplanten Rahmen bleiben und Verzögerungen sowie Kostenüberschreitungen unvermeidbar erscheinen.
Ein weiterer wichtiger Grund für die Planungsabweichungen liegt in der Unterschätzung der Test- und Datenmigrationsphasen. Diese Phasen sind entscheidend für die Qualität und Stabilität der neuen Systeme, werden jedoch oft als weniger wichtig erachtet und entsprechend unzureichend geplant. Fehlende Entscheidungsfindung und wiederholte Überarbeitungen von Konzepten und Prozessen führen ebenfalls zu erheblichen Verzögerungen. Viele dieser Probleme haben ihren Ursprung bereits im unzureichenden Programm-Set-up, wo eine lückenhafte Planung und ein ungeeigneter Transformationsansatz zu einer Überforderung der gesamten Organisation führen können.
Organisatorische Herausforderungen und Ressourcenplanung
Unternehmen neigen dazu, die Komplexität der Projekte und die damit verbundenen Ressourcenanforderungen zu unterschätzen, während sie gleichzeitig ihre organisatorischen Kompetenzen überschätzen. Dies führt zu einer Diskrepanz zwischen den geplanten und den tatsächlich erforderlichen Ressourcen. Die Verfügbarkeit von qualifizierten Projektverantwortlichen und -mitarbeitern wird häufig nicht ausreichend berücksichtigt, was zu Engpässen und Verzögerungen führt. Insbesondere die Rolle der IT wird oft als weniger bedeutend angesehen, was sich negativ auf den gesamten Projektverlauf auswirkt.
Ein weiteres Problem ist die fehlende Priorisierung der Ziele und Anforderungen. In vielen Fällen werden zu viele Ziele gleichzeitig verfolgt, ohne eine klare Priorisierung vorzunehmen. Dies führt zu einer Überlastung der Ressourcen und einer ineffizienten Projektabwicklung. Es ist daher entscheidend, dass Unternehmen eine klare Priorisierung der Ziele vornehmen und sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren, um eine erfolgreiche Transformation sicherzustellen.
Lernen aus den Fehlern anderer
Firmen, die sich noch in der Vorbereitung oder am Anfang der Transformation befinden, können wertvolle Erkenntnisse aus den Fehlern anderer Unternehmen ziehen. Durch eine sorgfältige Analyse der Probleme, denen andere Firmen begegnet sind, können sie strategische Anpassungen vornehmen und ähnliche Fehler vermeiden. Auch nach Abschluss der Transformation gibt es kontinuierlich Raum für Optimierungen. Ein systematischer Lernprozess und die Bereitschaft, Prozesse und Konzepte anzupassen, sind dabei von entscheidender Bedeutung.
Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen, die flexibel auf Herausforderungen reagieren und aus den Erkenntnissen anderer Unternehmen lernen, langfristig erfolgreichere Transformationen durchführen. Es empfiehlt sich, bereits in der Planungsphase umfassende Risikoanalysen durchzuführen und entsprechende Maßnahmen zur Risikominimierung zu implementieren. Dies ermöglicht nicht nur eine effizientere Projektabwicklung, sondern auch eine stetige Verbesserung der organisatorischen und technischen Prozesse.
Beliebte Transformationsansätze und Trends
In der Praxis haben sich verschiedene Transformationsansätze etabliert, die je nach Branche und Unternehmensgröße unterschiedlich bevorzugt werden. Der „Business-Redesign“-Ansatz, auch als Greenfield-Ansatz bekannt, ist besonders beliebt, obwohl er mit einem hohen Aufwand verbunden ist. Dieser Ansatz eignet sich besonders für Unternehmen, die eine umfassende Neugestaltung ihrer Geschäftsprozesse anstreben und bereit sind, erhebliche Investitionen zu tätigen.
Für große und produzierende Unternehmen mit komplexen Strukturen ist der „Catch up the Core“-Ansatz, auch als Brownfield-Ansatz bekannt, häufig die bevorzugte Wahl. Dieser Ansatz ermöglicht es, bestehende Systeme schrittweise zu modernisieren und an die neuen Anforderungen anzupassen. Ebenfalls existieren selektive Transformationsansätze und der sequenzielle Ansatz, auch „Decouple“ genannt, die jedoch weniger häufig gewählt werden.
Ein zunehmender Trend ist das Cloud-Hosting für SAP-Systeme. Mehr als zwei Drittel der befragten Unternehmen in der Horváth-Studie zeigen eine Präferenz für Private Cloud- oder On-Premises-Optionen. Insbesondere Serviceunternehmen tendieren dazu, ihr SAP-System in einer Private Cloud zu hosten. Etwa 30 Prozent der Unternehmen folgen dem SAP-Standard und nutzen die Public Cloud, wobei dies besonders bei produzierenden Unternehmen häufiger der Fall ist. Voraussetzung für den Einsatz von Public Cloud-Lösungen sind harmonisierte und standardisierte Prozesse, weshalb die Transformationsansätze „Business Redesign“ und „Catch up the Core“ hier besonders geeignet erscheinen.
Horváth-Studie und Erkenntnisse
SAP-Anwenderunternehmen stehen vor einer bedeutenden Herausforderung: Bis zum Jahr 2030 müssen sie auf SAP S/4HANA umgestellt haben, da der Support für ältere SAP-Versionen dann auslaufen wird. Diese notwendige Umstellung erweist sich für viele Unternehmen als gewaltige Aufgabe, denn die Komplexität und der Umfang dieses Projekts übersteigen oft die Kapazitäten und das Know-how der internen IT-Abteilungen. Eine aktuelle Studie von Horváth zeigt deutlich, dass zahlreiche Firmen Schwierigkeiten haben, im festgelegten Budget- und Zeitrahmen zu bleiben. Diese Probleme führen dazu, dass viele Projekte erhebliche Verzögerungen erfahren und die geplanten Kosten überschritten werden. Die Umstellung auf ein modernes ERP-System wie SAP S/4HANA erfordert nicht nur technische Anpassungen, sondern auch eine umfassende Organisationsentwicklung und Change-Management-Prozesse. So wird sichergestellt, dass der Übergang reibungslos verläuft und die Vorteile des neuen Systems vollständig genutzt werden können.
