E-Rechnungen ab 2025 Pflicht im B2B-Bereich: Rechtzeitig Umstellen

Januar 8, 2025

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Diese neue Anforderung entsteht durch das Wachstumschancengesetz, das die Digitalisierung von Geschäftsprozessen fördern soll. Es bleibt eine Übergangsregelung, jedoch betrifft diese nur die Ausstellung von Rechnungen und nicht deren Empfang oder Bearbeitung. Somit steht die deutsche Wirtschaft vor einer wichtigen Umstellung, die erhebliche Auswirkungen auf viele Unternehmen, insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs), haben wird.

Europaweite Norm EN 16931: Einheitliche Anforderungen

Eine zentrale Rolle bei der Umsetzung dieser Verpflichtung spielt die europaweite Norm EN 16931. Diese Norm definiert einheitliche Anforderungen an den Inhalt und das Format elektronischer Rechnungen und sorgt somit für die Interoperabilität zwischen verschiedenen IT-Systemen. Zu den Mindestanforderungen gehören unter anderem Informationen über den Lieferanten, Rechnungspositionen sowie Zahlungsinformationen. Damit wird angestrebt, den Austausch von Rechnungen nicht nur effizienter und fehlerfreier zu gestalten, sondern auch standardisiert zu digitalisieren.

Durch diese Vorgaben wird sichergestellt, dass Unternehmen in ganz Europa einheitliche Formate nutzen können. Dies erleichtert die grenzüberschreitende Zusammenarbeit und verbessert die Transparenz sowie Nachverfolgbarkeit der Geschäftsprozesse. Ab 2025 wird diese Norm nicht nur die Grundlage für den elektronischen Rechnungsaustausch bilden, sondern auch die geschäftliche Kommunikation erheblich verändern. Auch die Abgrenzung zu anderen Formaten wie PDF ist essenziell, da diese oft nicht den Anforderungen für weitergehende Verarbeitung genügen.

Herausforderungen für Unternehmen und Lösungen

Für viele KMUs stellt die Umstellung auf elektronische Rechnungen eine bedeutende Herausforderung dar. Die Integration der Norm EN 16931 und die Anpassung der internen Prozesse erfordern nicht nur technologische Anpassungen, sondern auch Schulungen und entsprechende Ressourcen. Um diesen Übergang zu erleichtern, wurden bereits zahlreiche Lösungen entwickelt. Beispielsweise bietet die Telekom mit ihrer P!ONE Plattform eine umfassende Lösung, um elektronische Beschaffungsprozesse zu automatisieren und die Anforderungen der Norm zu erfüllen.

Die P!ONE Plattform ermöglicht nicht nur die automatische Rechnungserstellung aus Bestellungen, sondern auch den Rechnungs-Upload per XML oder Webformular und die Konvertierung in standardisierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Darüber hinaus können Unternehmen ihre Rechnungen an behördliche Plattformen wie Peppol anpassen und somit die gesetzlichen Vorgaben einhalten. Diese cloudbasierten Funktionen unterstützen Unternehmen dabei, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und sicherzustellen, dass alle Geschäftsdokumente maschinenlesbar sind und von allen Vertragsparteien eingesehen werden können.

E-Rechnung: Vorteile im internationalen Handel

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren. Diese Verpflichtung resultiert aus dem Wachstumschancengesetz, das darauf abzielt, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu fördern. Obwohl eine Übergangsregelung existiert, betrifft diese lediglich die Ausstellung von Rechnungen und nicht deren Empfang oder Verarbeitung. Das bedeutet, dass sich viele Unternehmen, insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs), auf erhebliche Änderungen einstellen müssen. Diese Umstellung hat große Auswirkungen auf die deutsche Wirtschaft. Der Übergang zur elektronischen Rechnung soll den Verwaltungsaufwand reduzieren und die Effizienz steigern. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur den neuen Anforderungen gewachsen ist und die gesetzlich geforderten Sicherheitsstandards erfüllt. Die Anpassung könnte zunächst Investitionen erfordern, doch langfristig werden Unternehmen durch verbesserte Prozesse und Kosteneinsparungen profitieren.

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